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06/01/14
Gerenciamento do tempo: o planejamento lhe dá o controle

Uma das principais funções do gerenciamento do tempo do executivo é o planejamento. Planejar o dia, semana ou mês, em vez de permitir que transcorra de acordo com a demanda dos outros, é a peça-chave única do “quebra-cabeça” do gerenciamento do tempo. Portanto, é estratégico que haja um processo que ajude a torná-lo mais eficaz. Sugiro a realização das seguintes etapas:

1. Fixe objetivos a longo prazo, e as metas e ações ligadas a esses objetivos.
2. Estabeleça prioridades entre esses objetivos, metas e ações com base na sua importância em longo prazo e urgência em curto prazo.
3. Tente conhecer seu ciclo pessoal de energia e organize um “dia ideal” com base em suas melhores horas produtivas de trabalho.
4. Fixe um plano do dia e o escreva a partir de três blocos fundamentais:

Objetivos, prioridades, dia ideal.
Asseguramos que nada que você faça dentro de suas tentativas para gerenciar melhor seu tempo poderá ser mais valioso do que seu planejamento formalmente escrito. Acreditamos que sem o planejamento você estará totalmente à mercê das demandas e exigências de terceiros sobre seu tempo. Com o plano você sabe o que fazer com as tarefas novas que surgem durante o dia e que invariavelmente aparecem aos “montes” e consequentemente aumentam suas interrupções diárias.

Temos ainda que ter cuidado quanto ao uso dos “objetivos” e “metas” alternadamente. Tecnicamente, eles são diferentes. Um objetivo é algo que é de longo prazo, e o seu período varia de acordo a situação individual de cada um. Já as metas são objetivos intermediários, com período de tempo menor.

É importante fixar seus objetivos anuais, metas trimestrais e ações mensais e que no desdobramento sejam programadas semanalmente as atividades necessárias, com detalhamento diário para ir em direção às metas e, consequentemente, atingir os objetivos anuais.

É importante esclarecer que, após a identificação dos objetivos, metas e planos de ação, é fundamental a fixação de prioridades, que têm dois aspectos: importante e urgente.

As atividades importantes são aquelas que trazem resultados efetivos. Já as urgentes são todas as tarefas que devem ser feitas imediatamente, que geram algum tipo de problema se não forem executadas. Uma tarefa urgente não tem prazo – ela tem que ser feita já!

Acreditamos que esse mundo globalizado que se instalou depende muito mais da urgência do que o que é importante. A verdade é que a grande maioria dos executivos dedica muito mais tempo ao bloco de atividades urgentes e menos às importantes.

Alguns podem estar se perguntando qual seria o equilíbrio ideal. Somos adeptos de que o melhor equilíbrio é aquele a que dedicamos 70% do nosso tempo para os assuntos importantes, 20% para os assuntos urgentes e 10% para as atividades circunstanciais. Esta distribuição permitirá uma melhor eficácia na sua atividade de executivo.
 
Na prática, encontramos alguns executivos que não sabem equacionar a disponibilidade do seu tempo quanto às atividades importantes, urgentes e circunstanciais. É importante que sejam registradas diariamente essas disponibilidades para análise da distribuição do seu tempo, evitando “gastá-lo” na resolução de problemas considerados “urgentes” que surgem no dia-a-dia, mas que fogem ao que deveria ser uma rotina normal de trabalho. É necessária uma autoanálise para verificar:

1. Essa tarefa foi urgente?
2. Por quê?
3. Como poderia ter previsto a urgência desta tarefa?
4. Como posso planejar as tarefas para evitar essa urgência?
5. É possível pedir a alguém para me ajudar com estas atividades?
6. Estou sabendo dizer não?

Esses “insights” com certeza ajudarão a identificar inclusive a importância do uso eficaz da delegação, o que trará o tempo necessário para se dedicar às tarefas importantes.

Recomendamos que esse assunto – administração do tempo – seja tratado como prioritário e estratégico na sua vida, quer profissional, quer pessoal, pois “tempo não é dinheiro”;  “tempo é vida”, e uma vez “gasto”, não volta nunca mais.

Sucesso e melhor utilização eficaz do seu tempo.

*Artigo publicado na revista Diagnóstico n° 23.

Paulo Lopes
Paulo Lopes
Paulo Lopes é Mestre em Administração, Sócio-Diretor da Organiza Consultoria de Gestão Empresarial e da Paulo Lopes Desenvolvimento Pessoal e Empresarial Ltda., Headhunter, Consultor, Coach e Palestrante.

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