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Uma etapa importante no planejamento de qualquer companhia é o desenvolvimento de um orçamento que norteie as decisões estratégicas. Atualmente, a gestão por orçamento é considerada uma das mais modernas ferramentas gerenciais, sendo bastante utilizada por empresas de grande porte e abrangência internacional. O mercado de saúde, no entanto, ainda recorre muito pouco a esse tipo de implementação.
Grande parte das instituições ligadas à área de saúde faz uso da uma gestão mais convencional, baseada no fluxo de caixa, que não permite uma previsão de longo prazo. A prática leva em conta apenas o dia ou, no máximo, a semana em andamento, não se permitindo trabalhar com um horizonte mais amplo, de abrangência semestral ou anual, o que pode trazer uma grande armadilha no futuro.
“O fato é que atrelar o mecanismo de previsibilidade das estruturas de receitas e despesas apenas utilizando dados históricos muitas vezes pode não surtir o efeito desejado quando o assunto é o estabelecimento de uma meta de lucro futuro, o que pode acabar em dificuldades no fluxo de caixa”, analisa Breno Santana, sócio da B&R Consultoria, em Recife (PE).
Para Santana, as vantagens do processo envolvem um orçamento que realmente representa a expressão quantitativa dos planos do hospital. Dentre os benefícios, estão o estabelecimento de padrões de desempenho esperados para os setores da instituição, introdução de um planejamento e controle sistemático do caixa, facilidade de avaliação da saúde financeira e da coordenação de atividades e auto-análise.
O consultor destaca que, para implementar um sistema orçamentário dentro do hospital, é preciso, antes de mais nada, criar um comitê de orçamento como órgão máximo de planejamento, envolver as gerências, diagnosticar a situação atual, em termos de fluxos e suportes de informação, trabalhar com um software moderno de planejamento e controle. “Promover treinamentos, cursos, seminários e workshops também pode ser uma boa estratégia interna”, aconselha.
Um orçamento é elaborado em fases, o que permite, ao longo do tempo, o envolvimento de todos os níveis da empresa no trabalho.
Santana dá um passo a passo para investir em uma gestão por orçamento eficiente. Primeiro é preciso levantar dados: balanço de séries históricas, informações físico-contábeis e estatísticas. Depois analisar o orçamento, os planos estratégicos, táticos e operacionais. “É preciso adequar essas informações já coletadas às metas e desejos da empresa”.
O terceiro passo é compor o orçamento, em um processo de elaboração do fluxo orçamentário, através da captação do histórico de realizações, das premissas, previsões e estimativas para o próximo exercício, confeccionar planilhas eletrônicas com todos os cálculos envolvidos no processo e montar relatórios preliminares.
Após esse processo, é necessário realizar uma análise da proposta. A proposta orçamentária (relatório preliminar) é encaminhada aos órgãos de decisão e, se aprovada, segue para implantação. Se não aprovada, retorna para o passo anterior para uma análise mais rigorosa.
O quinto e último passo diz respeito à implantação propriamente dita da proposta orçamentária para o próximo exercício e a preparação de um relatório final.
