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Aparentemente simples, a gestão de informações digitalizadas pode se tornar um grande desafio para as instituições. O alerta é feito por Álvaro Esper, diretor executivo da Estec Tecnologia, empresa que há 12 anos desenvolve sistemas para gerenciamento eletrônico de dados.
Revista Diagnóstico - Por que as empresas enfrentam dificuldades para gerir informações digitalizadas?
Álvaro Esper – Falta metodologia nos processos de digitalização e arquivamento. Outro obstáculo é o planejamento dos projetos em curto prazo, sem previsão de mudanças das necessidades e as tecnologias utilizadas naquela empresa ao longo dos anos. A gestão também se torna mais difícil se não há um profissional responsável pela documentação. O software pode dar os caminhos, mas, sem os parâmetros corretos, não garante resultados satisfatórios.
Diagnóstico - Quais são os principais erros cometidos?
Esper - Não ter classificação para o arquivamento. Quando prontuários inteiros são digitalizados, com mais de 200 páginas, o profissional acaba tendo que consultar o documento todo para encontrar uma informação específica. Neste caso, a identificação dos dados mais importantes antes da digitalização pode facilitar buscas posteriores. Além de falhas no cadastro e na atualização dos dados, muitos arquivos são ilegíveis devido à má qualidade da digitalização, não atendendo às necessidades da empresa.
Diagnóstico - Quais são os riscos da falta de uma gestão de dados efetiva?
Esper - Profissionais gastam até duas horas por dia em busca de documentos extraviados dentro da própria empresa. As consequências, no entanto, ultrapassam a perda de tempo e de recursos. No setor médico-hospitalar, diversas informações exigem gerenciamento efetivo, como contratos de profissionais ou dados que precisam ser enviados para a ANS e para as operadoras. Portanto, o risco do armazenamento inadequado desses dados é também jurídico e as consequências são muito perigosas. Uma clínica precisa dispor de todos os documentos necessários para comprovar sua argumentação caso sofra um processo judicial, por exemplo.
Diagnóstico - O mercado oferece soluções eficazes na área?
Esper - Já existem sistemas de busca por palavras, datas ou tipo de arquivo, assim como softwares capazes de classificar e reconhecer o documento a partir de diversos filtros, que impedem a classificação errônea dos dados. Também existem ferramentas que fazem assinaturas digitais, garantindo a segurança e a originalidade dos dados. Os mecanismos de segurança também asseguram que apenas pessoas autorizadas possam acessar ou realizar intervenções naquele documento.
Diagnóstico - A gestão documental eficiente contribui para a redução de custos?
Esper - Se tarefas mecânicas são resolvidas por um sistema, há um maior aproveitamento dos funcionários e uma otimização dos processos internos. Isso se reflete na melhoria do tempo de resposta dada ao cliente e também na redução da necessidade de investimentos.
